Diese Website nutzt ausschließlich technisch notwendige Cookies (z. B. Session- und Sicherheits-Cookies). Analyse- oder Marketing-Cookies werden nicht gesetzt. Weitere Informationen in der Datenschutzerklärung.

Kostenfaktor - unbesetzte Vakanzen

Der unterschätzte Kostenfaktor unbesetzter Vakanzen – warum Nichtbesetzung teurer ist als Recruiting

Viele mittelständische Unternehmen sehen Recruiting immer noch als Kostenstelle.
Doch die Realität ist: Unbesetzte Schlüsselpositionen verursachen oft das Drei- bis Vierfache des eigentlichen Jahresgehalts.

Produktionsausfälle, interne Überlastung, Qualitätsprobleme, Kundenverluste – all das sind versteckte, aber reale Kosten, die direkt aus Vakanzen resultieren.
Im globalen Wettbewerb kann sich der Mittelstand diesen Luxus nicht leisten.

1. Die versteckten Kosten unbesetzter Positionen

Wenn eine Fach- oder Führungsposition unbesetzt bleibt, entstehen nicht nur Lücken im Organigramm – sondern messbare finanzielle Schäden.
Oft laufen sie unbemerkt, weil sie in keiner Kostenstelle auftauchen.

Die häufigsten Folgekosten:

  • Produktivitätsverlust: Aufgaben bleiben liegen oder werden von weniger qualifizierten Mitarbeitern übernommen.

  • Überlastung & Burnout: Teams müssen Mehrarbeit leisten – Fehlerquote und Krankenstand steigen.

  • Kundenunzufriedenheit: Lieferverzögerungen, Kommunikationsprobleme, Qualitätsmängel.

  • Projektverzögerungen: Innovations- oder Digitalisierungsprojekte bleiben stecken.

  • Image- und Fluktuationskosten: Gute Mitarbeiter verlassen das Unternehmen, weil sie Überlastung oder Stillstand nicht mehr mittragen.

Diese indirekten Effekte sind betriebswirtschaftlich gravierend, aber selten quantifiziert.

2. Beispielrechnung – der reale wirtschaftliche Schaden

Ein praxisnahes Beispiel verdeutlicht die Größenordnung:

Position: Produktionsleiter / Supply-Chain-Manager
Zielgehalt: 80.000 € p. a.
Vakanzdauer: 6 Monate

Direkte Effekte:

  • Produktionsausfälle und Opportunitätskosten: ca. 60.000 €

  • Fehlzeiten / Überstundenkompensation im Team: ca. 25.000 €

  • Qualitätsprobleme, Ausschuss, Reklamationen: ca. 40.000 €

  • Umsatz- oder Kundenverluste durch Lieferverzug: ca. 100.000 €

  • Interne Koordinations- und Abstimmungskosten: ca. 15.000 €

👉 Gesamtschaden in sechs Monaten: ca. 240.000 €

Selbst wenn diese Schätzung konservativ ist, übersteigen die Verluste deutlich die Investition in eine professionelle Personalberatung.
Mit anderen Worten:

Jede Woche Verzögerung kostet – jede erfolgreiche Besetzung spart.

3. Warum Mittelständler den Schaden oft unterschätzen

In vielen KMU wird der Verlust aus Vakanzen weder gemessen noch bilanziert.
Es fehlt an Kennzahlen, weil die Effekte über mehrere Abteilungen verteilt sind:

  • Umsatz sinkt im Vertrieb,

  • Produktivität im Werk,

  • Krankheitsquote in der Belegschaft,

  • und Motivation im Management.

Das macht Vakanzen zu einem unsichtbaren Kostenfaktor, der sich erst bemerkbar macht, wenn Projekte scheitern oder Kunden abspringen.
Ein CFO würde solche Verluste nie akzeptieren – doch im Personalbereich werden sie oft toleriert.

4. Strategische Bedeutung schneller Besetzungen

In einer Phase, in der Märkte und Lieferketten volatiler denn je sind, entscheidet Besetzungsgeschwindigkeit über Wettbewerbsfähigkeit.
Gerade mittelständische Unternehmen können sich keine monatelangen Suchprozesse leisten.

Schnelle, gezielte Besetzungen bedeuten:

  • Stabilität in der operativen Führung

  • Planbarkeit in Projekten

  • Entlastung für bestehende Teams

  • Wahrung der Kundenbeziehungen

Dafür braucht es allerdings strukturierte Prozesse und professionelle Ansprache.
Denn auch hier gilt: Geschwindigkeit ja – aber nicht auf Kosten der Passgenauigkeit.

5. Warum professionelle Personalberatung eine Investition ist – keine Ausgabe

Viele Mittelständler schrecken vor externem Recruiting zurück, weil sie nur den Honorarsatz sehen.
Doch die entscheidende Frage lautet:

Was kostet es, wenn die Position in sechs Monaten immer noch offen ist?

Eine gute Personalberatung bringt nicht nur Kandidaten, sondern Zeitgewinn, Qualität und Entlastung.
Sie arbeitet strukturiert, direkt und diskret – und verkürzt die Vakanzzeit oft um mehrere Monate.

Rechenbeispiel:

  • 3 Monate kürzere Vakanz bei 80.000 €-Position

  • Opportunitätskostenersparnis ca. 120.000 €

  • Vermittlungsgebühr (25 %): 20.000 €
    ➡️ Netto-Vorteil: rund 100.000 €

So wird Personalberatung zur Rendite-Investition, nicht zur Kostenstelle.

6. Wie Unternehmen ihre Vakanzkosten sichtbar machen können

Ein einfaches internes Berechnungsschema hilft, Transparenz zu schaffen:

Vakanzkosten pro Monat =

(Monatsgehalt × 3) + indirekte Belastungskosten (ca. 30–40 %)

Das ergibt bei einer 80.000 €-Position:
≈ 6.700 € × 3 × 1,4 = ca. 28.000 € pro Monat.

Diese Formel verdeutlicht, dass selbst kurze Verzögerungen enorme finanzielle Effekte haben – und deshalb ein professioneller Suchprozess die betriebswirtschaftlich richtige Entscheidung ist.

7. Praxis-Tipp: Frühzeitige Nachfolgeplanung

Die beste Art, Vakanzen zu vermeiden, ist vorausschauende Planung.
Gerade bei Schlüsselrollen lohnt sich ein kontinuierlicher Blick auf:

  • Altersstruktur & Nachfolgepotenzial

  • Karriere- und Entwicklungswege

  • externe Marktverfügbarkeit

Ein erfahrener Personalberater kann hier unterstützen, indem er laufend potenzielle Kandidaten identifiziert, bevor eine Vakanz entsteht.
So wird Recruiting zum strategischen Instrument, nicht zur Feuerwehraktion.

8. Fazit

Unbesetzte Vakanzen sind kein temporäres Problem, sondern ein stiller Ergebniskiller.
Ihr Schaden wächst mit jeder Woche – oft unbemerkt, aber stetig.

Wer dagegen professionell rekrutiert, investiert nicht in Honorare, sondern in Planungssicherheit, Teamstabilität und Wachstum.

Der wahre Kostenfaktor ist nicht die Personalberatung –
sondern das Warten auf die ideale Besetzung, die nie kommt.

Weiterführende Artikel

Kontakt:
promandatum Personalberatung – Norman Mayer
📧 Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. | ☎ 040 88 170 611

Quellen & weiterführende Informationen

  1. Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln): Fachkräftemangel 2024/2025
    https://www.iwkoeln.de/studien/fachkraeftemangel.html

  2. Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI): Arbeitskräftemangel und wirtschaftliche Folgen 2025
    https://bdi.eu/themenfelder/arbeitsmarkt/

  3. IAB (Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung): Vakanzenanalyse 2025
    https://www.iab.de

  4. StepStone & Handelblatt Research Institute (2024): Die Kosten unbesetzter Stellen
    https://www.stepstone.de/ueber-stepstone/studien

  5. Bundesagentur für Arbeit: Arbeitsmarktbericht Fachkräfte 2025
    https://statistik.arbeitsagentur.de

Weitere relevante Inhalte: